Referat af bestyrelsesmøde i foreningen Skanderborg Børne- og Ungdomskor, mandag d. 5. februar 2018
Deltagere: Alice Vestergaard, Charlotte Brorsen, Charlotte Poulsen, Dorthe Strandbygård, Jette Løkke Pedersen (ref).
Ad pkt. 1 Nyt logo
Det reviderede forslag blev drøftet og endeligt tilrettet. Derefter blev logoet godkendt og tages nu i anvendelse i foreningen. Vi takker Dorte Klemmensen, der har hjulpet os hele vejen i processen.
Ad pkt. 2. Forberedelse af generalforsamling 2018
Generalforsamlingen er fastlagt til mandag den 12. marts kl. 17.30. Den afholdes på Kulturskolen. Indkaldelse til generalforsamling sendes på mail, opslås på hjemmesiden, samt meddeles på facebook, ligesom fysiske sedler/plakater hænges på de øvesteder, vores kor anvender. Alt dette sker i indeværende uge (uge 6), således at vedtægterne overholdes.
Charlotte Brorsen og Ulla Chemnitz udtræder af bestyrelsen. Kassserer Inger Aabye fortsætter, men kun i et år. Dette betyder, at det er afgørende at få mindst 2 og gerne 3 nye medlemmer af bestyrelsen valgt i år. Personer i forældrekredsen, som vurderes at have en særlig interesse i foreningen, opfordres personligt af bestyrelsen til at deltage i generalforsamlingen.
Budgetforslag for det kommende år baseres på uændret medlemstal, uændret kontingent, uændret antal arrangementer samt at Skanderborg Kommune giver tilsagn til vores indsendte anmodning om medlemsstøtte, som den gamle forening har modtaget også. Til generalforsamlingen fremlægges budgetforslaget sammen med en oversigt over foreslåede aktiviteter.
Ad pkt. 3. Skraldindsamling på Sølund Festival
Foreningen har gennem en årrække varetaget skraldindsamling under Sølund Festivalen til fordel for rejsefonden for Ungdomskoret. Koordinator Charlotte Brorsen udtræder af bestyrelsen og kan ikke længere stå for styringen. Idet ikke andre i bestyrelsen har mulighed for at overtage opgaven og idet der ikke ses mulighed for at finde en anden koodinator i forældrekredsen til Ungdomskoret for 2018, besluttede bestyrelsen at meddele Sølund Festivalen, at foreningen ikke i 2018 kan varetage opgaven. Det vil forsøges at pege på en anden forening, der kan overtage opgaven for os, således at det ikke skaber problemer for festivalen.
Det må forventes, at vi i de følgende år ikke tilbydes opgaven af festivalen. Dette betyder et indtægtstab i 2019 og fremover på kr. 6.000 til rejsefonden. Det blev derfor besluttet, at der til informationsmødet for koret i starten af den nye sæson orienteres om behov for nye fundraising aktiviteter, som skal ledes af kormedlemmernes forældre.
Ad pkt. 4. Kommunikation med Spirekoret
I forbindelse med Fælles Kommunal Kordag, som Morten Børup Skolen har valgt at overtage fra foreningen, har skolen ønsket at foreningen kommunikerer med alle korbørn (også ikke-medlemmer i foreningen). Dette giver os praktiske problemer, da vi kun råder over kontaktoplysninger for egne medlemmers forældre. Skolen har tidligere afvist at skoleintra må benyttes.
Alice tager i denne uge igen kontakt med skolen for at få tilladelse til at benytte skoleintra, idet det ellers ikke er muligt for os at kommunikere med forældre til alle deltagere i kordagen.
Samtidig benyttes lejligheden til at drøfte med skolen/Susanne, hvordan der fremover sikres en pålidelig registrering af modtagere af korundervisning samt hvorledes vi generelt kan kommunikere med børnenes forældre, så de modtager dækkende informationer i god tid.
Udover dette, arbejder bestyrelsen for at have et nyt indmeldingssytem klar til sæson 2018/2019, som automatisk sikrer informationer om barnets navn og klasse, forældres navn samt denne mail og gerne mobilnummer. Dette skulle smidiggøre kommunikation med alle medlemmer + deres forældre yderligere i det nye år.
Ad pkt. 5 Godkendelse af honorarpolitik 2018
Det udarbejdede notat baseret på tidligere drøftelser blev godkendt. Oversigt over honorarer for 2018 vedlægges dette referat.
Ad pkt. 6 Eventuelt
Næste bestyrelsesmøde er et kort, praktisk møde om afvikling af generalforsamlingen. Det afholdes kort før selve generalforsamlingen, dvs. den 12. marts kl. 16.45 i Kulturskolen. Straks efter generalforsamlingen holdes endvidere konstituerende bestyrelsesmøde.