Deltagere: Alice Vestergaard, Inger Aaby, Charlotte Poulsen, Jette Løkke Pedersen (ref).
Ad 1 Medlemsstatus
Der mangler stadig sammenligning af deltagerlister fra efterårskoncerten med de officielle medlemslister fra Kulturskolen og med elevlisten fra Morten Børup Skolen over, hvem der er tilmeldt kor. Derefter vil kordeltagere, der ikke har betalt kontingent, blive kontaktet med tilbud om indmeldelse.
Denne opgave skal udføres meget snart for at sikre, at alle er klar over indmeldelsesregler og er klar til at kunne deltage i Luciafesten, såfremt de har lyst til at være med. Formand, kasserer og Alice samarbejder om at få listerne ajour og opfordre til indmeldelse.
Det blev drøftet, om foreningen til næste år skal være mere tydelige, straks ved sæsonstart i Spirekoret, så forældre ikke føler sig bondefanget til at melde barnet ind, når der senere kommer informationer om koncerter mv.
Ad 2 Fast aftale om honorar ved koncerter til Alice og Stinne/assistenter
Alice fremlagde en detaljeret oversigt over reelt tidsforbrug ved foreningens forskellige koncerter samt satser angivet af Dansk Musikerforbund. Generelt ønsker bestyrelsen en aflønningsmodel, der er nem at administrere. Der foreslås i denne sæson derfor en fast timebetaling til både Alice og Stinne. Tidsestimatet for de forskellige koncerttyper blev taget til efterretning og det blev konstateret, at ønsket om enhedspris går fint i spænd med beregningerne foretaget af Alice.
Det blev aftalt, at der ved planlægning af koncerter skeles til, om der er tale om fundraising aktivitet (og dermed et krav om væsentligt overskud), eller der er tale om profileringskoncerter, der blot skal løbe rundt, eller som evt. gerne må belaste driften i moderat omfang. Koncerterne drøftes derfor forudgående mellem Alice og bestyrelsen.
Ad 3 Evaluering af efterårskoncerten
Økonomisk: rigtigt positivt, at så mange tilhørere kom + købte kage før koncerten. Der forventes et lille overskud efter udbetaling af honorarer.
Kunstnerisk: stor tilfredshed i bestyrelsen og blandt forældre.
Praktisk: mandag er en skidt dag! Fredag vil være ideel – dette bør vælges til næste år.
Ad 4 Planlægning af Luciakoncert 9. december
Afklaring af hvem der faktisk er medlem er nødvendig for at kunne planlægge og styre koncerten. Denne opgave prioriteres derfor højt – se pkt. 1.
Der er valgt billetsalgssystem – Billetfix, og Charlotte P. har allerede oprettet koncerten i systemet, sådan at der kan købes billetter straks invitationen er sendt. Såfremt der kan stå flere af de ældre kor backstage, vil vi kunne øge billetantal fra 410 (sidste år) til ca. 425. Alice checker med Kulturhuset, om det kan tillades.
Billetpris er 60 kr. for alle sæder + administrationsgebyr på billetsitet. Koncerten holdes fra kl. 14.30. Det tilstræbes at slutte kl. 17, men kan blive svært at nå med 4 kor.
Alice mødes med Stinne, lys- og lydmand samt pianist fra morgenstunden for at aftale forløb og sætte i gang. Desuden får vi praktisk hjælp fra Nicki i Kulturskolen. Stinne træder ind i den samme rolle, som Ulla tidligere har varetaget ved Luciafesterne; herunder at modtage kor til øvesessioner og vise dem rundt.
Jette udarbejder to-do-liste, der sendes til bestyrelsen snarest til kommentering. Hvis det er muligt, vil koordinering udelukkende foregå over mail, sådan at det undgås at skulle holde et ekstra bestyrelsesmøde inden koncerten.
Invitation rettes til, inkl. link til doodle med hjælpeopgaver, og sendes snarest muligt ud til medlemskredsen inden udgangen af næste uge. Derudover bruges foreningens hjemmeside + foreningens facebook side til at reklamere for koncerten.
Ad 5 Eventuelt
Der udestår af udvælge nyt logo. Alice vil tage print med til korøvegange og høre børnenes mening. Det kan også overvejes at lave en doodle for alle medlemmer. Endeligt valg udskydes til efter Luciafesten.
I planlægningen af koråret skal det huskes, at der på sidste bestyrelsesmøde inden sommerferien skal diskuteres det kommende års program.